会社の成長に必須!社内コミュニケーション活性化のメリットと方法

会社の規模が大きくなるにつれて、社内コミュニケーションが難しくなることを感じる方は多いでしょう。部署の結束は良くても、他の部との協調性が取れない。必要とは分かっていても部署や役職、世代、文化を超えたコミュニケーションは難しい。こんな声がよく聞かれます。

社内のコミュニケーションが円滑に進まないと、日常の些細な業務にも支障をきたすことがあります。

こうしたコミュニケーションの重要性にいち早く気付き、社内コミュニケーションを活性化させようと試みる企業が増えています。この記事では、その具体的なメリットや、導入方法を紹介しましょう。

 1章 社内コミュニケーション活性化のメリット

そもそも、社内コミュニケーションが活性化することで、どのような効果が得られるのでしょうか。まずはその効力を紹介しましょう。

 1-1、社員のモチベーションが上がる

コミュニケーションが円滑に進むことで、まず考えられるメリットは、社員のモチベーションが上がることです。情報共有が上手く出来れば、時間のロスや情報の洩れが減り、生産性のアップが期待できますよね。

そうすれば業績も上がり、社員の仕事に対する姿勢もより引き締まるでしょう。

 1-2、思い違いの防止

「思いのすれ違い」を防止するにも有効です。例えば、大きな会社になるほどに社長・社員、上司・部下などでコミュニケーションが上手く取れず、数字ですべてを判断してしまいがちです。

これだけだと、現場の状況が上層部に上手く伝わらずに、思いのすれ違いが生じます。現場の状況にまったくそぐわない方針を無理強いされる。なんて事が起きれば、業務効率は下がりますし、納得のいかない社員のモチベーションを下げてしまいます。

ですが、日ごろからのコミュニケーションが、本来起こるはずのない思い違いを防止してくれるのです。

 1-3、連絡事項がスムーズにいく

ホウレンソウ(報告・連絡・相談)はどんな企業でも必要とされます。これが途絶えてしまえば、対応出来た小さなミスから、思いもよらない会社を揺るがすような大きな失敗に繋がる事さえあります。

社内コミュニケーションが活性化されていて、ホウレンソウがしやすい人間関係・職場環境が出来上がっていれば、こうしたリスクを回避できるのです。

日頃から社内コミュニケーション体制が整っていない会社は、一見当たり前のように思える報告も滞ってしまうこともあります。

 1-4、業務に柔軟性が生まれる

例えば、社内を横断するコミュニケーションツールを導入したとしたらどうでしょうか。部署を越えた関係性の構築が可能となり、業務にも柔軟性が生まれます。

「お互いの部が何をしているのか把握でき、顧客からの問い合わせをどこに繋げれば良いのか分からない」なんて事態も防げます。

社員が会社全体に目を向けられるようになり、業務の柔軟性→新しい視点の獲得→生産性のアップに繋げていくことができるのです。

 2章 社内コミュニケーションがうまくいかない事例

「円滑なコミュニケーションを図っているが上手く行かない」という場合、もしかすると、以下のような問題があるのかも知れません。

 2-1、年齢層がバラバラ

社内の年齢層がバラバラなことで、コミュニケーションが円滑にいかないという事例も多々あります。

世代・年齢によって、付き合う仲間、関心となる話題、考え方、価値観が異なるのは自然なこと。会社の組織は、様々な年代層の社員から成り立つ為、そうした前提の違いを考慮したコミュニケーションが必要となってきます。

例えば、60代の社員が20代の社員に「昔はこうだった」という話をしても、20代の社員にとってはピンとくる話ではないでしょう。むしろ、昔の価値観を押し付けられるような話し方をしたら、イラッとされてしまう可能性も。

このようなコミュニケーションでは、両者の溝が深まるばかりです。

ではどうすれば良いのでしょうか。重要なのは、共通点を探ることです。業務上の問題意識や趣味など、年代を超えて話せる共通の話題を見つけること。例えば、お互いに好きな食べ物が同じだとわかったら、今度ランチに誘ってみることもできますよね。

また、話す上で、年長者は自分の時代の価値観などをお説教のように話してしまうことがしばしばあります。ですが、それはNG。「若者文化を教えてもらう」という余裕と寛容さをもって聞き役になってみましょう。

 2-2、性別が偏っている

職場内の男女の比率が偏っている場合、やはりコミュニケーションに問題が生じるケースがあるようです。特に、男性の方が多い場合に起こりがちと考えられます。

実際に、女性が働く環境では、マタニティハラスメント、セクハラ、パワハラと言った問題が生じています。

性別をあからさまに意識した言動にも問題がありますが、かといって男女の相違を全く無視していいわけではありません。

こうした問題が生じるのも、性別によってコミュニケーションの趣旨が違うためです。具体的に男女による傾向を見てみましょう。

  •  男性の場合「シンプルに、何かを得る為のコミュニケーション
  • 女性の場合「特に伝えたい目的はなく、または曖昧で、話を共有する為のコミュニケーション

ですので、しばしば男性からすると「女性は何が言いたいのかわからない」ととられることがあるようですね。逆に女性からは、「男性はそっけない、冷たい」という印象をもたれやすいのです。

会社でのコミュニケーションにおいても、この点を考慮する必要があります。女性の話が長く、「結局結論は何なの?」「時間の無駄だ」などと思うことがあるかもしれません。ですが、それを言葉にしてしまうのはNG。

女性がコミュニケーション上で重視しているのは、しばしば結論よりも「共感」です。ですので、女性と会話する際には、結論を急がないようにしてみましょう。

女性が男性とコミュニケーションをとる際はどうでしょうか。結論だけ述べるなど、簡潔な会話になる傾向のある男性には、質問をして話を掘り下げてみましょう。

男女間のコミュニケーションで重要なのは、自分のコミュニケーション基準で相手の言動を判断しないことです。「そういう傾向があるんだな」と性別による違いを心にとどめておくだけで、イライラしたり不安になったりすることも減るでしょう。

 2-3、外国人労働者が馴染めない

日本企業のグローバル化が進む中で、「外国人労働者とのコミュニケーションの仕方が分からない」、「両者が打ち解けられない」という課題を抱える企業も多いようです。なぜ、こうした問題が発生してしまうのでしょうか。考えられる理由と対策を何点か挙げてみましょう。

 理由その①異文化を意識していない

日本では、「場の空気をよむ」ことがしばしば求められます。しかし、外国では「空気を読む」という事はありません。そのため、はっきり言わなければ伝わらないという認識が必要です。

基本的に、「どっちでもいい」などの曖昧な返事はNGと考えるのがベター。特に、何か指示を出す際は漠然とした表現は避けましょう。

 理由その②異文化のギャップが埋め切れていない

これは現地工場や、外国人労働者を数多く雇っている企業で課題となっています。異文化のギャップを埋めないまま、ルールや規律など表面上だけのコミュニケーションをとっても、逆に混乱を招く可能性もあります。

日本では当たり前のルールが、外国人にとっては全くそうでないことは多々あります。例えば、日本社会では会社に遅刻することはNG。時間を守れない人は、仕事全般にもルーズだとみなされてしまうこともあります。

ただし、外国では5~10分の遅刻なら何も問題ないという国もあります。こういった文化の違いを1つ1つ丁寧に確認し、認識を共有することが不可欠なのです。

そうすることで、双方が違いを認識し、理解を深める事ができます。相手の文化・言語に関心を持ち、積極的に聞いていきましょう。お互いに関心をもてるようなコミュニケーションが出来れば、両者間の壁はどんどん少なくなります。

 3章 社内コミュニケーションの3つの関係性

社内のコミュニケーションには、主に3つの流れがあり、相手との関係性でコミュニケーションの質(流れ)が変わります。それぞれのコミュニケーションの内容を知り、改善すべき課題の発見に役立ててみましょう。

3-1、全体

年代・性別・本社支社をも超えたコミュニケーションです。

全体のコミュニケーションが図れないと、以下のような問題が生じます。

  •  本社の情報が支社に入ってこない
  • 情報共有できる地域間・部署間格差が生じる
  • 課題・問題意識の共有が出来ず、会社全体の一体感に欠ける

また、「会社の問題なのに、何か、他人事のような気がする」といった、社員の帰属意識の低下にもつながりかねません。

 3-2、ヨコ

同僚・同期間、職場内のコミュニケーションです。

ヨコのコミュニケーションが不十分となると、意欲・一体感の希薄化に繋がる可能性があります。

ある調査によると、仕事で悩みが出来た時に相談する相手として、3~4割の人が「同年代、同期」と答えています。

同じような状況に置かれている同期・同僚だからこそ分かりあえる問題もあるはずです。成功例・失敗例を共有し、時に励まし合い高め合うことで、職場への一体感→組織の活力へと繋がります。

 3-3、タテ

経営者と社員、上司と部下間のコミュニケーションです。

タテのコミュニケーションが不十分となると、以下のような問題が生じるようになります。

  •  トップが社員の意識が見えなくなる
  • 上司が部下を見る際に、より簡単な数字や実績に偏りがちになる
  • 中間管理職が問題を上手く上層部に上げられない
  • トップの意図が思うように社員に伝わらない

一言にコミュニケーションといっても、関係性により発生する問題も解決のアプローチ法も異なります。これら3つの社内におけるコミュニケーションの流れに不十分な点はないか今一度考え、強化すべきポイントを見つけたいものです。

 4章 具体例

コミュニケーションには、主に3つの流れがあり、この流れを良くする事が大切です。では、具体的にどのような方法があり、どのようにアプローチして行けばよいのでしょうか。成功事例をもとに見ていきましょう。

4-1、SNSの活用

SNSとして有名なものとしてTwitter、Facebook、LINEなどがありますよね。一番の魅力は対面せずに、ネットワーク上で友人・知人間のコミュニケーションをスムーズに計れるという点。

まるで点と点が繋がるように、趣味や嗜好、居住地域、出身校、友人の友人といった様々な繋がりが、更なる「繋がり」を生み出す優れモノです。

この仕組みを社内に取り入れたものが、「社内SNS」です。日常のちょっとした疑問、自分が直接は関わっていない製品やサービスに関する雑感、新聞・雑誌の気になった事の共有など、「メールや直接話すほどでも」なんて話題でも、気軽に発信することが可能です。

普段関わりのない社員・又は同僚からのアクションが生まれ、組織への一体感を高めるのに効果を発揮します。人とのつながりが強化されて、新たな視点の獲得・生産性の向上にも繋がるのも嬉しいポイントです。

個人の関心とする情報を自由に発信できるので「こんなことを考えていたのか」など、数字では見えない新たな側面が見えて来たと、その恩恵を実感する上司も多いようです。

このように、上手くSNSを活用して得られるメリットは沢山あります。しかしながら、多くの企業で失敗する傾向にあるようです。一部の人だけの使用となってしまったり、使いたいと思わせる日記やコミュニティーなどの魅力的なコンテンツ不足がその原因として挙げられます。成功したSNSの導入事例を見ていくと、以下のような特徴がみられます。

 機能をシンプルにすること

全員がSNSに慣れている訳ではありません。例え使い慣れておらず、操作が分からない、という人も中に入るはず。まずは、必要最低限の機能からスタートし、出来る事、メリット、目的を明らかにしてみましょう。

また、迷いなくストレスなく使用できるようなコンテンツにして、端的に使用することのメリットを伝えられるようにします。

 計画性をもって運営する

当たり前ですが、誰も使わなければ活用のしようがありません。「SNSを立ち上げたので自由に使ってください」なんて通達して、誰も使わなかったなんていったら意味ないですよね。社内の人が気軽に使えるようにするためにも、以下のような取り組みが重要になります。

 トップが率先して利用する

まずスタート時に誰から始めるのか決めておきましょう。理想的なのは、まずトップから配信してもらうこと。トップに導入の意図を理解してもらい、上層部が積極的に利用することで、社内全体に広めます。

 必要最低限のルールにする

運用し始めてからルールを決めていては、混乱を招く原因になります。ルールは運用前に決めるのが原則。なるべく自由な意見交換が出来る様に使用ルールは最低限にする(所属・実名を明記する。機密情報を記載しない・他者(社)の誹謗中傷禁止・就業規則を順守)に留めましょう。

 4-2、井戸端会議の開催

堅苦しい会議ではなく、雑談交じりの井戸端会議を開催することは、コミュニケーションがしやすい雰囲気づくりに役立ちます。

マーケティング系のサービスを提供するベンチャー企業で、実際に導入された成功事例です。これは、立場を越えた飾らない自由な発言が求められる会議です。

ランダムに選ばれた4~5人でミーティングしてもらい、頻度としては2週間に1回。時には社長が選ばれることもあるそうです。単なる井戸端会議と違う点は、社内体制や新規ビジネスなど仕事に関する話題が中心となり、参加者が提案すること。

そして、会議の内容はボイスレコーダーで録音され、それを文字に起こした議事録が後日、全社員に配布されます。

上司などに意見するのであれば、日報や朝礼で可能かも知れません。ですが、全社の人間に等しく意見を発言する機会というのはあまりないものです。こうしたコミュニケーションの不十分な箇所・コミュニケーションの需要のある点に着目した実践と言えるでしょう。

 4-3、飲み会

立場を越えて良い関係を築くにはまずは、日ごろの「何気ない会話」が大きな影響力を持っています。しかし、日常の業務シーンでそのような会話が出来る余裕や、意識が持てるかと言えば、多くの場合NOでしょう。

だからこそ、役職や部署関係なく全員集合する飲み会で「周りの人に対して普通に話すきっかけを作ること」が大切となります。

例えば、ある会社では「段々飛び懇親会」という社内飲み会を設置。役職や部署が全然違う社員同士の飲み会を制度化して、会社が1人あたり3000円を負担しています。

または、求人サイトなどを運営する別の会社では、社長を含めた全社員を対象に「シャッフル飲み会」を2カ月に一度行っています。

社員を5~6人ランダムに選び、仕事に関して自由に話すというもの。こちらも会社がその費用を負担しています。

仕事で改善したいこと、人間関係、社員教育などの話を、部署、年齢を越えて出来ることで、社員同士の心理的な距離が縮まり、仲間意識が芽生え、仕事に対するモチベーションのアップやチームワークに繋がります。

 4-4、チャットの導入

SNSと混同されがちですが、SNSは情報公開の場。チャットは情報共有の場と考えてみましょう。社内SNSは投稿を社内の全員が見ることができますが、チャットの場合は1対1、又はグループなどトークルームで区切られています。そのため、何かを間違えて投稿してしまっても社内全体に広がる可能性もなく、SNSに比べれば比較的使用のハードルが低くなります。

また、チャットでは、メールでよく起きるタイムラグや誤解などが生じにくいのも特徴。密度の高い会話と関係の構築に役立ちます。宅在や海外などのリモートワークでも活用可能なので、ワークスタイルや時間、場所を選ばないのも優れた点です。

ビジネスチャットを浸透させるにも、SNSと同様、積極的に活用できる環境を作り出す必要があります。トークルームごとにリードする人を設ける他、上司が部下の発言に興味を持ち、「そのあとどうなりましたか?」などの返信をするなども効果的です。

 5章最後に

社内コミュニケーションを活性化することによるメリットはさまざまです。その大切さに気付いてはいるものの、具体的な方法が分からないとお悩みの方も多いのではないでしょうか。

まずは、年代差・性差・文化の違いなど、コミュニケーションが失敗しやすい事例を把握しましょう。その上で全体・タテ・ヨコと言った、コミュニケーションの3つの流れを活性化させる方法を考えてみてください。

その際には、今回紹介した具体例を参考に、円滑な社内コミュニケーションを是非とも実現させてみてくださいね。

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